Lokale en centrale registratie

RIO is allereerst een informatiemodel met daarom heen een set van afspraken. Op basis van het informatiemodel wordt er niet alleen een centraal registratiesysteem gebouwd (RIO-register) dat de informatie voor alle partijen in het onderwijs (en zelfs buiten het onderwijs) ontsluit, maar wordt dit informatiemodel ook geïntegreerd in de bestaande leerling- of studentadministratiesystemen (LAS of SIS) van onderwijsinstellingen. In het eigen administratiesysteem beheren de onderwijsinstellingen hun organisatiestructuur en onderwijsaanbod. Door een automatische uitwisseling tussen deze administratiesystemen en het RIO-register heeft de onderwijsinstelling zelf grip op het actueel houden van de gegevens. Via het raadplegen van het RIO-register kunnen andere partijen zo altijd bij de meest actuele stand van zaken.

Naast raadplegen en beschikbaar stellen van de gegevens zijn er in het centrale RIO-register op verzoek van de instellingen ook een aantal beheerfuncties beschikbaar voor de instellingen.

Bovendien worden er door onder meer OCW/DUO belangrijke aanpassingen in systemen als BRON doorgevoerd om bepaalde onderwijskundige onderdelen van RIO ook te kunnen verwerken naast de juridische onderdelen en deze door te geven aan bepaalde afnemers om een aantal beoogde efficiencyvoordelen te kunnen verzilveren. Ook bij andere ketenpartners zullen aanpassingen in hun systemen hiervoor nodig zijn op termijn.


Gebruiken en verwerken

Andere partijen die de informatie van onderwijsinstellingen willen of moeten gebruiken zijn bijvoorbeeld DUO (in het kader van diverse wet- en regelgeving), de Inspectie van het Onderwijs, uitgevers, de gemeente en studiekeuzewebsites. Deze partijen krijgen gegevens van de onderwijsinstelling conform de indeling van RIO. Deze gegevens kunnen zij verrijken met gegevens in de door hen uit te voeren processen. Ze kunnen zelfs voor een andere indeling kiezen.

De oorspronkelijke RIO-indeling moet echter “onder water” gehandhaafd blijven. Die indeling wordt dan weer meegegeven als partijen, als bijvoorbeeld DUO, de verrijkte gegevens terugleveren aan een onderwijsinstelling of erover met de instelling in gesprek gaan. Ook als er een andere indeling is gekozen door een ketenpartner, is het voor alle betrokkenen helder hoe men tot die indeling is gekomen. Dat zorgt ervoor dat het gesprek niet meer hoeft te gaan over waarom de cijfers afwijken van wat de instelling zelf heeft geregistreerd of welke cijfers nu wel of niet kloppen. Door het handhaven van de structuur van RIO in de gegevensleveringen worden dit soort processen transparant. Bovendien krijgt de instelling hierdoor meer mogelijkheden om de teruggeleverde gegevens eenvoudiger op een eigen manier te verwerken bijvoorbeeld in managementrapportages of ter ondersteuning van interne distributie. 


Wanneer kan ik RIO verwachten?

RIO wordt als eerste in het mbo en vo ingevoerd, eind 2019, begin 2020. Op dat moment sluit BRON er ook op aan. Andere onderwijssectoren volgen hierna. De volledige invoering van RIO duurt tot ongeveer 2020-2021. Deze planning wordt nauwgezet afgestemd met alle partijen en wordt indien nodig bijgesteld.